Примена информационих технологија

Од формалног оснивања 2003. године Центар за информације прешао је дугачак пут, од опремања компјутерском и комуникационом опремом до израде савременог и функционалног информационог центра који је значајно унапредио рад свих служби у Архиву и омогућио тренутни приступ информацијама о архивској грађи Архива. Сопственим снагама Центар је пројектовао архивски информациони систем назван Јанус који баштини добра практична и теоријска искуства модерне архивске науке, али и сопствена, а умрежио је у једну функционалну целину 45 рачунара лоцираних на три нивоа зграде Архива. Систем је пројектован за рад у Интранет и Интернет окружењу, на Ј2ЕЕ платформи са трослојном структуром (WEB клијенти, JAVA апликациони сервер, MS SQL сервер базе).

Архивске апликације у систему Јанус модуларног су типа, засноване на радним процесима у организационим јединицама Архива. Центар је досад развио 5 основних модула са одговарајућим бројем подмодула: Писарница, Читаоница, Депо, Спољна служба и Фондови.

Модул Фондови ИАБ има за подмодуле: Обраду фондова и збирки који је дизајниран према међународном архивистичком стандарду ИСАД (г), подмодул за Претрагу информација о фондовима који су обрађени пре увођења система и имају нестандардизовану форму информативног средства, подмодул Попис фондова и збирки. У систему је могуће претраживати  504 фондова/збирки са различитим нивоима детаљности који су претраживи у оквиру информационог система Јанус и у претрази са сајта, са укупно: 173.311 јединица обраде.

У току је рад на 10 фондова, збирки, личних и породичних фондова (БИТЕФ, Породични фонд Главинић, Лични фонд Мирољуба Тодоровића, Општа збирка фотографија; Лични фонд Новака Новака, Управа града Београда, Земунски магистрат, Одбор госпођа друштва „Књегиња Љубица“, Лични фонд Јована Ћирилова, Народни одбор III рејона Града Београда, Трговачка комора у Београду).

У оквиру модула Депо је подмодул Улазни инвентар са 2.983 јединице уноса, претраживих по називу, датуму пријема, граничним годинама  фонда/збирке. Даљи развој овог модула укључиће Досијеа фондова и збирки и биће у директној вези са пројектованим и активним подмодулима  Фондови ИАБ-а, Претрага фондова и Попис фондова и збирки.

Модул Писарница решава проблем добре евиденције странака, захтева које подносе, врсте захтева, динамику решавања захтева, задуженог радника на обради захтева,  даје статистику према врсти захтева, датуму и др. Састоји се од 8 подмодула: Ажурирање странака, Унос захтева (пројекти, радни стаж, сведочанство, житељи, остало), Обрада захтева, Деловодник.

У бази је регистровано 26.510 поднесених захтева странака.

По истом принципу, конципиран је и модул Читаоница, који у потпуности задовољава захтеве рада, евиденције истраживача, евиденцију дневних посета, теме и сврху њихових истраживања, грађе коју су потраживали за коришћење и задужења реверсима. Претраживање је могуће по неколико сегмената, као и преглед статистике.

Модул Спољна служба има пет подмодула: Регистратуре; Записник о стручном надзору, Сагласност на листу категорија, Записник о излучивању, Записник о преузимању, План обилазака регистратура. База је претражива по броју регистратуре, по матичном броју регистратуре, називу, општини, седишту, врсти и статусу. База је претражива и по извршиоцима, фреквенци обилазака, што олакшава израду годишњег плана обиласка регистратура. У оквиру досијеа регистратуре налазе се и подаци о регистратури, променама, обавезним правним актима које регистратура израђује и поднoси Архиву.

Посебну вредност Јануса представља његово апликативно решење обраде архивске грађе, засновано на међународном архивском стандарду ИСАД(г) које задовољава све захтеве тог стандарда и које по први пут пружа архивистима стручни алат којим могу да израде архивске дескрипције од нивоа фонда до нивоа документа као најниже јединице обраде, смештајући их у одговарајуће нивое који чине структуру фонда или збирке. Алати за претраживање омогућавају приступ дескрипцијама у реалном времену, чиме се виртуелно повезују локације које се односе на задати упит, што представља реализацију сталних напора архивиста и истраживача архивске грађе да брзо и лако дођу до податка о теми истраживања. Усклађен са модулом за израду архивске дескрипције, у припреми је и модул за дескрипцију стваралаца и ималаца архивске грађе, према другом обавезујућем архивском стандарду ИСААР (ц,п,ф), чиме ће се у потпуности заокружити алати за обраду и истовремено омогућити интеграција архивске грађе ма где се она налазила, као и повезивање стваралаца са архивском грађом смештеном на различитим локацијама у оквиру фондова. Идеал да се повежу информације о грађи и њеним ствараоцима биће на тај начин много ближи. Јанус је сада везна тачка истовременог рада за-послених у Архиву, извориште свих података о архивској грађи које многобројни удаљени корисници у сваком тренутку претражују, али и велико олакшање за све руководиоце у Архиву када је потреба за статистичким прегледима у питању.

[повратак]