SRPS ISO 15489-1 Informacije i dokumentacija – Upravljanje dokumentima – Deo 1: Opšte (ISO 15489 Information and documentation – Records Management – Part 1: General)

SRPS ISO 15489-2 Informacije i dokumentacija – Upravljanje dokumentima – Deo 2: Smernice (ISO 15489 Information and documentation – Records Management – Part 2: Guidelines)

Upravljanje dokumentima je esencijalna funkcija svakog poslovanja, bilo javnog bilo privatnog, u cilju efikasnog i efektivnog čuvanja i zaštite dokumenata. Polazeći od evidentne potrebe za standardima o upravljanju dokumentima, kao i od nedovoljne zakonske regulative u toj oblasti*, direktor Zavoda, kasnije Instituta za standardizaciju Republike Srbije, na osnovu člana 5. stav 1 Uredbe o načinu izrade, utvrđivanja i donošenja jugoslovenskih, kasnije srpskih standarda (Sl. List SRJ br. 4/97) doneo je rešenje o osnivanju Komisije za informacije i dokumentaciju - arhivistiku, KS A046/1, kao stručno radno telo u za oblast informacije i dokumentacije – arhivistike.

Komisija je svoj osnivački sastanak održala 15.05.2006. godine. Sastanku je prisustvovalo 15 od 18 članova Komisije. Prisutni su bili predstavnici: Arhiva Srbije i Crne Gore, Arhiva Vojvodine, Arhiva Srbije, Istorijskog arhiva Beograda, Vojnog arhiva, Istorijskog arhiva Zrenjanina, te iz LMG, d.o.o. Sekretar Komisije je Aleksandra Tendjer. Za predsednika Komisije jednoglasno je izabran Mladen Vujović. Komisija zaključila da je donošenje standarda iz oblasti arhivistike neophodno i da najpre treba pristupiti usvajanju serije standarda ISO 15489, koje je pripremio Tehnički komitet, ISO TC 46, Information and documentation.

Određena je Radna grupa za usvajanje navedene serije, koju sačinjavaju: Svetlana Adžić, koordinator, Nada Berić, Ljiljana Blagojević, Predrag Krejić i Aleksandar Đokić. Radna grupa obavila je svoj zadatak i pripremila prevod oba dela standarda, sada sa nacionalnim predznakom SRPS ISO 15489, što je objavljeno u ISS informacije br. 3-2007 od 30. marta 2007. godine.

Ovaj standard je samo prvi u nizu profesionalnih standarda koji treba sveobuhvatno da regulišu oblast upravljanja dokumentima, kao i da omoguće novu zakonsku regulativu u ovoj oblasti u Srbiji, zasnovanu na novim vrednostima čuvanja i korišćenja dokumenata. Elektronsko okruženje u kome se većina poslovnih delatnosti i transakcija danas odvija primoralo je i stručnjake iz domena arhivistike i upravljanja dokumentima da preispitaju i promene svoja tradicionalna uporišta u teoriji i praksi zasnovanoj samo na papiru kao tradicionalnom nosaču informacija. Teško je obezbediti korišćenje elektronskih dokumenata u budućnosti, ako se već u sadašnjosti ne obezbede efektivni i efikasni uslovi za to. U tom kontekstu, u modernoj instituciji rezultat može biti pozitivan samo ako se obezbedi saradnja više profesija: poslovnih menadžera, arhiviste, informatičara, programera, predstavnika IT industrije, pravnika i dr. Saradnja mora biti komplementarna, nikako rivalska, a uloga arhiviste mandatorna, nikako opciona.

SRPS ISO 15489-1
Informacije i dokumentacija – Upravljanje dokumentima – Deo 1: Opšte

ISO 15489 je opšti standard o upravljanju dokumentima. Daje standardizaciju politika i procedura u okviru upravljanja dokumentima radi zaštite dokumenata, kako bi se dokazi i informacije koje oni sadrže mogli pronaći efikasnije i efektivnije, uz korišćenje standardnih postupaka i procedura. Ovaj deo ISO 15489 donosi uputstva za upravljanje dokumentima u javnim ili privatnim organizacijama koje ih stvaraju, za potrebe unutrašnjih i spoljašnjih korisnika. Primenjuje se na upravljanje dokumentima svih formata i na svim medijima, nastalih ili primljenih tokom sprovođenja delatnosti javne ili privatne organizacije ili svakog pojedinca koji ima obavezu da stvara i čuva dokumenta. Daje uputstva za utvrđivanje odgovornosti koje organizacije imaju prema dokumentima i politici, postupcima, sistemima i procesima koji se odnose na dokumenta. Daje uputstva za upravljanje dokumentima kao podršku okviru za kvalitet procesa radi usaglašenosti sa ISO 9001 i ISO 14001. Takođe, daje smernice za projektovanje i primenu sistema za upravljanje dokumentima, ali ne obuhvata upravljanje arhivskom građom u arhivskim ustanovama.

SRPS ISO 15489-2
Informacije i dokumentacija – Upravljanje dokumentima – Deo 2: Smerinice

Dok ISO 15489-1 utvrđuje elemente upravljanja dokumentima i definiše rezultate i ishode koje je potrebno postići, smernice obezbeđuju metodologiju za primenu. Namenjene su administratorima dokumenata, kao i onima koji su u svojim organizacijama zaduženi za upravljanje dokumentima.

Nacrt standarda bio je na javnoj raspravi do kraja jula 2007. godine. Tekst oba dela standarda moguće je pogledati na veb sajtovima Arhiva Srbije, Istorijskog arhiva Beograda, Arhiva Vojvodine, Arhiva Srbije i Crne Gore, NCD-a.

U prevođenju standarda Radna grupa se trudila da prevod bude veran dejstvu originala na engleskom jeziku, a kod novih termina koji dosad nisu bili u zvaničnom rečniku arhivske terminologije usvojeni su najprikladniji prevodi koji treba leksički verno da objasne značenje tih termina. Radna grupa je radila maksimalno temeljno i savesno i u svim situacijama gde su članovi imali različita mišljenja odabirano je rešenje usvajano konsenzusom, uz prethodnu konsultaciju i saglasnost Zavoda odnosno Instituta za standardizaciju.

Velika vrednost ovog standarda je u tome što on podjednako tretira sva dokumenta, nezavisno od medija, a koristan je i u situacijama kada se paralelno u upotrebi koriste i papirnati i elektronski dokumenti. Standard je namenjen svim pravnim licima, stvaraocima dokumenata, pa je ova činjenica odredila i izbor termina. Osnovni termin je dokument, kao zvanični akt organizacije koji se prihvata u sistem, a od njega su metodom derivacije nastali dokumentarni materijal odnosno dokumenta (množina), iz kojih se utvrđuju dokumenta trajne vrednosti. Za sva ostala dokumenta utvrđuju se rokovi čuvanja, u skladu sa potrebama organizacije. Engleski tekst standarda razlikuje dva termina document i record, pri čemu je:

• dokument (document, noun)
  Zabeležena informacija ili objekat koji se mogu tretirati kao jedinica, a
• dokumenti / dokumentarni materijal (records)
  Informacije koje, kao dokaz i informaciju, stvara, prima i čuva neka organizacija ili osoba u izvršavanju svojih pravnih obaveza ili u obavljanju posla.

U srpskom jeziku nije moguće napraviti takvu distinkciju između dva termina (ranije u upotrebi: arhivska građa i registraturski materijal, od čega se odustalo budući da sem uskog kruga arhivskih radnika nikome nije bio jasan termin registrature i izvedenica od njega). Stoga se Radna grupa odlučila za logičan izbor: dokument i dokumenta /dokumentarni materijal, jer logično radna organizacija i upravlja samo zvaničnim dokumentima, dakle onim dokumentima koji su prihvaćeni kao dokumenta koja su proizvod radne delatnosti ili radne operacije/transakcije, bez obzira na utvrđeni rok čuvanja. Radna grupa je utvrdila da su i sve arhivske službe susednih zemalja, uključujući i zemlje bivše Jugoslavije, napustile termin registraturski materijal i prihvatile dokumentarni materijal.

Engleski termin disposal 

• izdvajanje (disposition)
  Niz postupaka povezanih sa primenom odluka o izdvajanju radi čuvanja, uništenja, ili predaje dokumenata, potkrepljenih odovarajućim odlukama nadležnih tela ili drugim instrumentima i izvedenice disposal list, disposition authority (Lista dokumenata s rokovima čuvanja i odluka o izdvajanju dokumenata) preveden je kao izdvajanje, jer se imalo u vidu da se dokumenta izdvajaju za: trajno čuvanje, čuvanje s rokom i radi uništavanja (destruction)

U svetu je već odavno ustanovljena nova struka, record manager-a, dakle profesionalaca koji se bave upravljanjem dokumentima, tako da je Radna grupa, analogno administratorima baza ili administratorima informacionih sistema, uvela termin administrator dokumenata, kako bi istakla važnost novog profila zaposlenog na poslovima administriranja odnosno upravljanja dokumentima u jednoj organizaciji.

Kod određenog broja termina Radna grupa je morala da prihvati već ustanovljene termine korišćene u prevodima drugih ISO standarda, jer postoji velika konzistencija upotrebe usvojenih termina (tu se pre svega misli na termine:

• auditors / proveravači
• management / upravljanje
• review / provera.

* U Republici Srbiji na snazi je Uredba o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave (Sl. Glasnik RS br. 80/92) koja u 22 člana reguliše pitanje upravljanja dokumentima. Uredbu prati Uputstvo o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave (Sl. Glasnik R.S. br. 10 od 05.03.1993. godine i br. 14 od 21.03.1993. godine). Uputstvo je obimno. Ima 140 članova i 958 vrsta dokumenata kategorisanih u okviru Jedinstvene klasifikacije predmeta po materiji (primenjen je UDK sistem). Donesen je i Zakon o elektronskom potpisu (Sl. glasnik R.S. br. 135/2004).

[povratak]