Primena informacionih tehnologija

Od formalnog osnivanja 2003. godine Centar za informacije prešao je dugačak put, od opremanja kompjuterskom i komunikacionom opremom do izrade savremenog i funkcionalnog informacionog centra koji je značajno unapredio rad svih službi u Arhivu i omogućio trenutni pristup informacijama o arhivskoj građi Arhiva. Sopstvenim snagama Centar je projektovao arhivski informacioni sistem nazvan Janus koji baštini dobra praktična i teorijska iskustva moderne arhivske nauke, ali i sopstvena, a umrežio je u jednu funkcionalnu celinu 45 računara lociranih na tri nivoa zgrade Arhiva. Sistem je projektovan za rad u Intranet i Internet okruženju, na J2EE platformi sa troslojnom strukturom (WEB klijenti, JAVA aplikacioni server, MS SQL server baze).

Arhivske aplikacije u sistemu Janus modularnog su tipa, zasnovane na radnim procesima u organizacionim jedinicama Arhiva. Centar je dosad razvio 5 osnovnih modula sa odgovarajućim brojem podmodula: Pisarnica, Čitaonica, Depo, Spoljna služba i Fondovi.

Modul Fondovi IAB ima za podmodule: Obradu fondova i zbirki koji je dizajniran prema međunarodnom arhivističkom standardu ISAD (g), podmodul za Pretragu informacija o fondovima koji su obrađeni pre uvođenja sistema i imaju nestandardizovanu formu informativnog sredstva, podmodul Popis fondova i zbirki. U sistemu je moguće pretraživati 504 fondova/zbirki sa različitim nivoima detaljnosti koji su pretraživi u okviru informacionog sistema Janus i u pretrazi sa sajta, sa ukupno: 173.311 jedinica obrade.

U toku je rad na 10 fondova, zbirki, ličnih i porodičnih fondova (BITEF, Porodični fond Glavinić, Lični fond Miroljuba Todorovića, Opšta zbirka fotografija; Lični fond Novaka Novaka, Uprava grada Beograda, Zemunski magistrat, Odbor gospođa društva „Knjeginja Ljubica“, Lični fond Jovana Ćirilova, Narodni odbor III rejona Grada Beograda, Trgovačka komora u Beogradu).

U okviru modula Depo je podmodul Ulazni inventar sa 2.983 jedinice unosa, pretraživih po nazivu, datumu prijema, graničnim godinama fonda/zbirke. Dalji razvoj ovog modula uključiće Dosijea fondova i zbirki i biće u direktnoj vezi sa projektovanim i aktivnim podmodulima Fondovi IAB-a, Pretraga fondova i Popis fondova i zbirki.

Modul Pisarnica rešava problem dobre evidencije stranaka, zahteva koje podnose, vrste zahteva, dinamiku rešavanja zahteva, zaduženog radnika na obradi zahteva, daje statistiku prema vrsti zahteva, datumu i dr. Sastoji se od 8 podmodula: Ažuriranje stranaka, Unos zahteva (projekti, radni staž, svedočanstvo, žitelji, ostalo), Obrada zahteva, Delovodnik. U bazi je registrovano 26.510 podnesenih zahteva stranaka.

Po istom principu, koncipiran je i modul Čitaonica, koji u potpunosti zadovoljava zahteve rada, evidencije istraživača, evidenciju dnevnih poseta, teme i svrhu njihovih istraživanja, građe koju su potraživali za korišćenje i zaduženja reversima. Pretraživanje je moguće po nekoliko segmenata, kao i pregled statistike.

Modul Spoljna služba ima pet podmodula: Registrature; Zapisnik o stručnom nadzoru, Saglasnost na listu kategorija, Zapisnik o izlučivanju, Zapisnik o preuzimanju, Plan obilazaka registratura. Baza je pretraživa po broju registrature, po matičnom broju registrature, nazivu, opštini, sedištu, vrsti i statusu. Baza je pretraživa i po izvršiocima, frekvenci obilazaka, što olakšava izradu godišnjeg plana obilaska registratura. U okviru dosijea registrature nalaze se i podaci o registraturi, promenama, obaveznim pravnim aktima koje registratura izrađuje i podnosi Arhivu.

Posebnu vrednost Janusa predstavlja njegovo aplikativno rešenje obrade arhivske građe, zasnovano na međunarodnom arhivskom standardu ISAD(g) koje zadovoljava sve zahteve tog standarda i koje po prvi put pruža arhivistima stručni alat kojim mogu da izrade arhivske deskripcije od nivoa fonda do nivoa dokumenta kao najniže jedinice obrade, smeštajući ih u odgovarajuće nivoe koji čine strukturu fonda ili zbirke. Alati za pretraživanje omogućavaju pristup deskripcijama u realnom vremenu, čime se virtuelno povezuju lokacije koje se odnose na zadati upit, što predstavlja realizaciju stalnih napora arhivista i istraživača arhivske građe da brzo i lako dođu do podatka o temi istraživanja. Usklađen sa modulom za izradu arhivske deskripcije, u pripremi je i modul za deskripciju stvaralaca i imalaca arhivske građe, prema drugom obavezujućem arhivskom standardu ISAAR (c,p,f), čime će se u potpunosti zaokružiti alati za obradu i istovremeno omogućiti integracija arhivske građe ma gde se ona nalazila, kao i povezivanje stvaralaca sa arhivskom građom smeštenom na različitim lokacijama u okviru fondova. Ideal da se povežu informacije o građi i njenim stvaraocima biće na taj način mnogo bliži. Janus je sada vezna tačka istovremenog rada zaposlenih u Arhivu, izvorište svih podataka o arhivskoj građi koje mnogobrojni udaljeni korisnici u svakom trenutku pretražuju, ali i veliko olakšanje za sve rukovodioce u Arhivu kada je potreba za statističkim pregledima u pitanju.

[povratak]