Заштита архивске грађе и документарног материјала који свакодневно настаје на територији Града Београда обавља се на првом нивоу заштите на терену, код ствараоца и имаоца, где се архивска грађа и ствара, кроз надзор и стручну помоћ при архивирању и одржавању, одабирању архивске грађе и давањем сагласности за уништавање безвредног документарног материјала једног субјекта.
Територијална надлежност Архива обухвата подручје Скупштине града Београда, односно 17 градских општина. Стварна надлежност односи се на грађу свих правних субјеката који делатност обаваљају на територији града Београда, а нису од савезног или републичког значаја. Њихова делатност се односи на управу, просвету, здравство, судство, културу, привреду, банкарство, социјалну заштиту, друштвено-политичко организивање, различите видове удруживања.
Поред надзора, служба заштите архивске грађе ван архива пружа и саветодавну помоћ творцима грађе.
Она се састоји у:
- праћењу законске регулативе
- тумачењу прописа
- консултацијама са одговорним лицима код ствараоца/имаоца
- пружању упутстава за израду обавезних нормативних аката и листе категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања, за различите делатности.
Упутства израђује стручна служба Архива за заштиту архивске грађе са циљем да се оствари оптимална претходна заштита архивске грађе на терену.