Aрхитектура информационог система названог Јанус, који сопственим снагама развија Центар за информације у сарадњи са одговарајућим службама Архива, омогућава формирање богате библиотеке електронских информативних средстава. То је остварење визије формирања модерног и функционалног система који аутоматизује радне процесе у Архиву и побољшава ефикасност служби за рад са корисницима са крајњим циљем да се добије информатички уређен Архив, који брзо пружа тражену информацију како корисницима у Архиву тако и on-line.

janus 1

Специфични квалитети Јануса су:

• једноставна регистрација и додела права корисника
• висока сигурност приступа систему и потпуна контрола уноса, измене, брисања и власништва записа • специфичне статистике • интеграција са актуелном интернет презентацијом Архива
• трослојна интранет архитектура
• прилагодљивост система новим лаким клијентима, стандардима и оперативним системима • потпуна примена UNICODE стандарда итд.

Протеклих година интензивно се радило на доради и проширивању информативних средстава (дигитализовање постојећих евиденција и убацивање у базе података), као и изради нових и доради постојећих програмских модула. Резултат тога је и низ комплетираних база података као што је база пројектне документације која броји 64.346 уноса и доступна је корисницима у on-line режиму. Омогућене су ефикасне и претраживе евиденције како о архивској грађи која је похрањена у депо Архива тако и о архивској грађи и документарном материјалу који настаје и чува се ван Архива.

Апликације информационог система тренутно чини пет основних модула:
• Рад са странкама: евиденција странака и врста захтева, динамика решавања захтева, задужени радник на обради захтева, статистика према врсти захтева, датуму и др.
• Читаоница: евиденција истраживача, дневних посета, истраживачких тема, грађе коју су потраживали за коришћење и задужења реверсима.
• Депо: попис фондова и збирки са категоризацијом и улазни инвентар са топографским показивачем у депоу
• Спољна служба: евиденција регистратура (подаци о регистратури, променама, обавезним правним актима које регистратура израђује и подноси Архиву), записници о стручном надзору, сагласности на листу категорија, записници о излучивању, решења, записници о преузимању и план обилазака регистратура
• Фондови: примењено решење обраде архивске грађе, засновано на међународном архивском стандарду ИСАД(г) и стручни алат архивистима за израду архивских описа од нивоа фонда до нивоа документа.

todorovic-janus

У систему је могуће претражити преко 40.000 записа на разним нивоима обраде по ИСАД(г) моделу, као и преко 100.000 осталих записа из евиденција насталих разним алатима пре 2003. који су интегрисани у базу података, што чини преко 150.000 записа. Центар је опремљен са три скенерска уређаја па је протеклих година радио на дигитализацији најважнијих докумената из фондова и збирки Архива, ради њихове заштите и презентовања у изложбеним и издавачким подухватима. Једна од последњих надоградњи информационог система представља импортовање дигиталних копија докумената који допуњују стандардизовани архивски опис. На тај начин архивистички обрађен и у циљу заштите скениран архивски документ постаје доступан и садржајно и визуелно. Интеграција са интернет презентацијом Архива омогућава и on-line приказ оваквих докумената што је значајан корак ка промоцији архивских докумената као јавне архивске грађе, а самим тим и архива као државне и културне институције.
Информациони систем Историјског архива Београда је у функцији 24 сата, 365 дана у години.
Свакодневно му активно приступа 45 радних станица. До сада је импортовано преко 600.000 слогова података, а у систем је интегрисано или је у припреми за интеграцију преко 10.000 скенираних докумената. prezentacija. Свакодневно се врши ажурирање 70-ак табела у три базе података кроз 5 основних и 20-ак помоћних програмских модула.

За рад Центра неопходно је стално усавршавање и сагледавање нових праваца и метода за обраду и презентацију изворне архивске грађе у виртуелном простору, па Архив активно учествује на свим скуповима са том проблематиком и успоставља сарадњу са другим институцијама.

Након што је обезбедио Интернет домен (www.arhiv-beograda.org), 18. априла 2007, Центар је званично промовисао и Интернет презентацију Историјског архива Београда која редовно прати све активности Архива.

Историјски архив Бограда  има и своју facebook страницу која се свакодневно ажурира и интерактивно комуницира са корисницима.