Одабирање архивске грађе и уништавање безвредног документарног материјала врши се на основу Листе категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања (Сл. Гласник РС 6/2020) чл.14 тачка 2.Листа категорија архивске грађе и документарног материјала треба да садржи следеће ставке:
1. Редни број – у рубрику редни број уписати број почев од 1 па надаље и тај број се континуирано наставља кроз Листу;
2. Класификациону ознаку – уписује се класификациона ознака за садржај свих категорија документарног материјала уколико је имате;
3. Врсту документа;
4. Рок чувања;
2. Класификациону ознаку – уписује се класификациона ознака за садржај свих категорија документарног материјала уколико је имате;
3. Врсту документа;
4. Рок чувања;
5. Формат документа П/Е (П-папир; Е-електронски) - опционо;
За трајно чување одређују се категорије материјала које садрже податке од значаја за историју и друге научне области, за културу уопште и остале друштвене потребе или податке који одражавају суштину рада ствараоца/имаоца.
За документарни материјал који није оцењен као архивска грађа (за трајно чување) рокови чувања се одређују зависно од потреба ствараоца/имаоца за коришћење у практичне сврхе, као и у складу са посебним законским прописима.
На изради Листе категорија ангажују се стручњаци из свих сектора/организационих јединица који формирају комисију.
Листа категорија архивске грађе и документарног материјала је саставни део Општег акта о начину евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала и може се примењивати пошто на њу да сагласност Историјски архив Београда.
Надлежном архиву се уз Допис (заведен и потписан) достављају ДВА примерка Листе категорија, која је претходно усвојена од стране одговорног лица директора/управног одбора /надзорног одбора ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала и потписана.
Странице обавезно нумерисати, a на последњој потписаној страници оставити простор за сагласност Архива којим иста постаје валидна.
Један примерак задржава Архив, а други се враћа ствараоцу и имаоцу.
Један примерак задржава Архив, а други се враћа ствараоцу и имаоцу.
Уколико се током године јаве нове врсте докумената или се промене законски рокови за чување документације, врши се допуна и/или измена постојеће Листе категорија које се такође достављају у ДВА примерка на сагласност Историјском архиву Београда
Предлог дописа за измену/допуну Листе категорија у текст формату (пдф формат)