Štampa 
unistavanje bezv dok materijalaInicijalni akt o sprovođenju procedure uništavanja dokumentarnog materijala treba da se sastoji od Dopisa i Popisa/Spiska predloženog materijala za otpis.

Stvaralac/imalac odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal godinu dana od dana isteka utvrđenog roka čuvanja. (Čl. 9 tačka 9. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti)
Dopis treba da bude sastavljen na memorandumu u slobodnoj formi (primer), zaveden kroz delovodnu knjigu i potpisan od strane ovlašćenog lica. Na kraju dopisa dati kontakt osobe zadužene za sprovođenje procedure (ime i prezime, broj telefona i mejl adresu).
Popis/spisak dokumentarnog materijala koji se predlaže za otpis mora biti upisan hronološki od najranije do najkasnije godine i isti je sastavni deo Dopisa tako da ne mora da sadrži poseban zavodni broj .

Za odabiranje arhivske građe i pravljenje spiska bezvrednog dokumentarnog materijala predloženog za otpis može se rešenjem/odlukom formirati posebna Кomisija sastavljena od stručnjaka iz svih organizacionih jedinica koji bezvredni dokumentarni materijal popisuju saglasno utvrđenoj Listi kategorija sa rokovima čuvanja. (primer rešenja o obrazovanju komisije)

Ukoliko stvaralac i imalac dokumentacije samo imenuje članove komisije bez donošenja rešenja/odluke, na kraju popisa treba upisati imena i prezimena najmanje dva člana komisije kao i njihove potpise.

Dopis, rešenje/odluku o formiranju komisije i popis/spisak dokumentarnog materijala kao celinu uraditi u dva primerka, a Istorijskom arhivu Beograda dostaviti JEDAN primerak.

Nadležni službenik Arhiva će Vas kontaktirati nakon primljenog dopisa i u dogovorenom terminu posetiti radi izrade Zapisnika o uništavanju (na osnovu uvida u dokumentaciju koju želite da otpišete) nakon čega dobijate Rešenje koje predstavlja dozvolu da možete da bacite predloženu dokumentaciju.

Po okončanju procedure uništavanja dokumentarnog materijala za koji je istekao zakonski rok čuvanja ceo predmet (inicijalni akt, popis, zapisnik o uništavanju i rešenje) se čuva TRAJNO na osnovu zakonskih rokova čuvanja dokumentacije iz oblasti kancelarijskog i arhivskog poslovanja.

Predlog dopisa Arhivu za uništavanje bezvrednog dokumentarnog materijala u tekstualnom formatu (pdf).
 
Forma za izradu spiska za uništavanje u tekstualnom formatu.
 
Forma za izradu spiska za uništavanje (excel).