Примена Закона о архивској грађи и архивској делатности - најчешће постављена питања
1.Обраћам Вам се у вези добијања сагласности Архива на Листу категорија коју смо послали поштом пре више од месец дана. До данас нисмо добили никакав одговор са Ваше стране те Вас молим за информацију. Да ли је можда потребно да лично преузмемо оверену листу и саглaсност?
Предмет који потражујете је евидентиран и дат у обраду.
Kако је пристигао изузетно велики број захтева Архив није у могућности да на исте одговори у кратком року и захтеви се континуирано обрађују. По окончању процедуре бићете контактирани ради личног преузимања сагласности на Листу телефоном или мејлом.
У сваком случају сматрамо да су сви правни субјекти који су послали документацију приступили испуњењу своје законске обавезе.
2. Како приступити изради Листе категорија?
Kако је пристигао изузетно велики број захтева Архив није у могућности да на исте одговори у кратком року и захтеви се континуирано обрађују. По окончању процедуре бићете контактирани ради личног преузимања сагласности на Листу телефоном или мејлом.
У сваком случају сматрамо да су сви правни субјекти који су послали документацију приступили испуњењу своје законске обавезе.
2. Како приступити изради Листе категорија?
При изради Листе категорија потребно је анализом утврдити све категорије архивске грађе и документарног материјала који настају радом ствараоца/имаоца, а нарочито из основне делатности правног субјекта, јер Архив неће одобрити накнадно уништавање безвредног документарног материјала коме истекне рок чувања оних категорија које нису обухваћене Листом.
3. Како се подносе листа категорија и архивска књига: у папирном облику или може и електронски?
Архивску књигу и листу категорија архиви тренутно прихватају искључиво у папирној форми, али је план да се у скоријој будућности омогући и електронско подношење наведене документације.
4. Да ли предузетници подносе архивску књигу или не?
Предузетници за сада не подносе препис архивске књиге.
5. Како у Закону о архивској грађи не пише да се примењује ретроактивно завођење у Архивску књигу, а Закон је ступио на снагу са применом од 2.2.2021, да ли то можда значи да са вођењем Архивске књиге крећемо од пописивања регистратора за 2021?
Уколико до сада нисте предали архивску књигу она мора обухватити целокупну архивску грађу и документарни материјал који је настао радом правног лица од оснивања до текуће године (2020.) те не можете почети са 2021. годином. Наредних година до 30. априла текуће године достављате само допуну архивске књиге за претходну годину.
Архивску књигу и листу категорија архиви тренутно прихватају искључиво у папирној форми, али је план да се у скоријој будућности омогући и електронско подношење наведене документације.
4. Да ли предузетници подносе архивску књигу или не?
Предузетници за сада не подносе препис архивске књиге.
5. Како у Закону о архивској грађи не пише да се примењује ретроактивно завођење у Архивску књигу, а Закон је ступио на снагу са применом од 2.2.2021, да ли то можда значи да са вођењем Архивске књиге крећемо од пописивања регистратора за 2021?
Уколико до сада нисте предали архивску књигу она мора обухватити целокупну архивску грађу и документарни материјал који је настао радом правног лица од оснивања до текуће године (2020.) те не можете почети са 2021. годином. Наредних година до 30. априла текуће године достављате само допуну архивске књиге за претходну годину.
6. Молим за информацију да ли одговорно стручно лице у смислу члана 9 став 2 тачка 2 закона може бити директор предузећа? Уколико је одговор позитиван, да ли одговорно лице у том случају именује скупштина (како би се избегло да директор именује сам себе) и да ли постоји нека форма одлуке, овлашћења или другог акта којим се одређује одговорно лице у смислу Закона о архивској грађи?
Како правна лица могу пословати са малим бројем запослених, може се и директор именовати за одговорно лице задужено за архивску грађу. У складу са организацијом ту одлуку доноси Скупштина или Управни одбор . Званична форма одлуке за сада не постоји.
У сваком случају став архива је да одговорно стручно лице мора бити у радном односу код послодавца, јер је одговорно за архивску грађу и документарни материјал пред послодавцем и пред надлежним архивом, самим тим и казнено.
7. Закон је прописао високе новчане казне за непоштовање одредби. На који начин се спроводи кажњавање?
Закон је прописао казнене одредбе које се примењују тек након обављеног стручног надзора од стране задуженог службеника код ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала односно након што стваралац/ималац није у задатом року отклонио неправилности које су том приликом уочене:
Члан 23.
Јавни архив обавља стручни надзор над евидентирањем, класификовањем, одабирањем, архивирањем, чувањем, стручним одржавањем и заштитом архивске грађе, односно над њеним одабирањем из документарног материјала, који се налази код ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала и налаже предузимање мера за отклањање утврђених недостатака у погледу заштите архивске грађе и документарног материјала.
Послове стручног надзора из става 1. овог члана врши архивист запослен у јавном архиву са најмање пет година радног искуства на архивским пословима (у даљем тексту: овлашћено лице).
Овлашћено лице у вршењу послова стручног надзора користи службену легитимацију коју је дужно да покаже на захтев одговорног лица или другог заинтересованог лица приликом вршења надзора.
Како правна лица могу пословати са малим бројем запослених, може се и директор именовати за одговорно лице задужено за архивску грађу. У складу са организацијом ту одлуку доноси Скупштина или Управни одбор . Званична форма одлуке за сада не постоји.
У сваком случају став архива је да одговорно стручно лице мора бити у радном односу код послодавца, јер је одговорно за архивску грађу и документарни материјал пред послодавцем и пред надлежним архивом, самим тим и казнено.
7. Закон је прописао високе новчане казне за непоштовање одредби. На који начин се спроводи кажњавање?
Закон је прописао казнене одредбе које се примењују тек након обављеног стручног надзора од стране задуженог службеника код ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала односно након што стваралац/ималац није у задатом року отклонио неправилности које су том приликом уочене:
Члан 23.
Јавни архив обавља стручни надзор над евидентирањем, класификовањем, одабирањем, архивирањем, чувањем, стручним одржавањем и заштитом архивске грађе, односно над њеним одабирањем из документарног материјала, који се налази код ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала и налаже предузимање мера за отклањање утврђених недостатака у погледу заштите архивске грађе и документарног материјала.
Послове стручног надзора из става 1. овог члана врши архивист запослен у јавном архиву са најмање пет година радног искуства на архивским пословима (у даљем тексту: овлашћено лице).
Овлашћено лице у вршењу послова стручног надзора користи службену легитимацију коју је дужно да покаже на захтев одговорног лица или другог заинтересованог лица приликом вршења надзора.
Образац и начин коришћења службене легитимације из става 3. овог члана прописује министар.
Овлашћено лице:
1) сачињава записник о извршеном стручном надзору који обавезно садржи: утврђено стање, наложене мере и рок за њихово спровођење;
2) констатује записнички да стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала код којег је извршен стручни надзор може у року од три дана од дана достављања записника да стави примедбе на записник;
3) после достављања примедаба на записник од стране ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала доноси одлуку по примедбама;
4) уколико се примедбе не прихватају о томе обавештава подносиоца примедаба;
5) врши контролу записнички наложених мера (контролни надзор);
6) ако стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала не поступи по записнички наложеним мерама доноси решење о мерама за отклањање неправилности;
7) врши контролу извршења решења (контролни надзор).
Рок за примену наложених мера може се на захтев ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала, у оправданим случајевима, продужити али не више од половине рока који је наложило овлашћено лице.
Против решења из става 5. овог члана, које је донео надлежни јавни архив, може се изјавити жалба Министарству.
У случају непоступања по решењу за отклањање неправилности овлашћено лице подноси захтев за покретање прекршајног поступка.
У случају да овлашћено лице утврди да је стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала оштетио или уништио архивску грађу или документарни материјал којем није истекао рок чувања то констатује записником на основу којег надлежни архив подноси кривичну пријаву или захтев за покретање прекршајног поступка.
8. Бројни ствараоци и имаоци са подручја територије Републике Србије обратили су се архивима за стручно мишљење поводом пристиглих понуда за куповину софтвера за електронско пословање и електронско архивирање од стране разних приватних фирми те је у складу са тим архивска струка 24. јуна 2025. објавила следеће Мишљење Архивистичког друштва (Радна група Службе заштите документарног материјала и архивске грађе ван архива)
Овлашћено лице:
1) сачињава записник о извршеном стручном надзору који обавезно садржи: утврђено стање, наложене мере и рок за њихово спровођење;
2) констатује записнички да стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала код којег је извршен стручни надзор може у року од три дана од дана достављања записника да стави примедбе на записник;
3) после достављања примедаба на записник од стране ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала доноси одлуку по примедбама;
4) уколико се примедбе не прихватају о томе обавештава подносиоца примедаба;
5) врши контролу записнички наложених мера (контролни надзор);
6) ако стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала не поступи по записнички наложеним мерама доноси решење о мерама за отклањање неправилности;
7) врши контролу извршења решења (контролни надзор).
Рок за примену наложених мера може се на захтев ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала, у оправданим случајевима, продужити али не више од половине рока који је наложило овлашћено лице.
Против решења из става 5. овог члана, које је донео надлежни јавни архив, може се изјавити жалба Министарству.
У случају непоступања по решењу за отклањање неправилности овлашћено лице подноси захтев за покретање прекршајног поступка.
У случају да овлашћено лице утврди да је стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала оштетио или уништио архивску грађу или документарни материјал којем није истекао рок чувања то констатује записником на основу којег надлежни архив подноси кривичну пријаву или захтев за покретање прекршајног поступка.
8. Бројни ствараоци и имаоци са подручја територије Републике Србије обратили су се архивима за стручно мишљење поводом пристиглих понуда за куповину софтвера за електронско пословање и електронско архивирање од стране разних приватних фирми те је у складу са тим архивска струка 24. јуна 2025. објавила следеће Мишљење Архивистичког друштва (Радна група Службе заштите документарног материјала и архивске грађе ван архива)
9. Поштовани, коме треба да се обратимо за испуњење обавеза у складу са Законом о архивској грађи и архивској делатности као ствараоца и имаоца из области здравства (Клиничко болнички центри, домови здравља, здравствени заводи) с обзиром да је оснивач поменутих установа Република Србија?
Поштовани, с обзиром да смо поводом ове теме затражили тумачење Министарства културе које смо и добили, у наставку Вам износимо њихово мишљење:
„Сходно наведеним законским одредбама мишљења смо да је заштита архивске грађе и документарног материјала органа, установа и организација чији је оснивач Република Србија, у надлежности Државног архива Србије.
С обзиром на то да је Одлуком Владе о преузимању оснивачких права над домовима здравља („Службени гласник РС“, бр. 21/20) и Одлуком Владе о преузимању оснивачких права над заводима који обављају здравствену делатност на примарном нивоу здравствене заштите („Службени гласник РС“, бр. 21/20), предвиђено да Република Србија преузима оснивачка права над домовима здравња, односно над заводима који обављају здравствену делатност на примарном нивоу здравствене заштите, мишљења смо да су наведени домови здравља, као и заводи, чији је оснивач Република Србија, у надлежности Државног архива Србије“.
„Сходно наведеним законским одредбама мишљења смо да је заштита архивске грађе и документарног материјала органа, установа и организација чији је оснивач Република Србија, у надлежности Државног архива Србије.
С обзиром на то да је Одлуком Владе о преузимању оснивачких права над домовима здравља („Службени гласник РС“, бр. 21/20) и Одлуком Владе о преузимању оснивачких права над заводима који обављају здравствену делатност на примарном нивоу здравствене заштите („Службени гласник РС“, бр. 21/20), предвиђено да Република Србија преузима оснивачка права над домовима здравња, односно над заводима који обављају здравствену делатност на примарном нивоу здравствене заштите, мишљења смо да су наведени домови здравља, као и заводи, чији је оснивач Република Србија, у надлежности Државног архива Србије“.
- Category: спољна служба
- Hits: 30589
Обавезе ствараоца и имаоца архивске грађе - чланови 9 - 21
Обавезе ствараоца и имаоца архивске грађе дефинисане су члановима 9-21.
Члан 9.
Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала дужан је да савесно чува у сређеном и безбедном стању архивску грађу и документарни материјал у облику у којем су настали.
Стваралац и ималац из става 1. овог члана осим физичких лица дужан је и да:
1) обезбеди одговарајући простор и опрему за смештај и заштиту архивске грађе и документарног материјала;
2) одреди одговорно стручно лице за заштиту архивске грађе и документарног материјала и поступање са архивском грађом и документарним материјалом;
3) евидентира, означава, класификује, датира и архивира архивску грађу и документарни материјал;
4) предаје архивску грађу надлежном архиву под условима и у роковима предвиђеним овим законом;
Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала дужан је да савесно чува у сређеном и безбедном стању архивску грађу и документарни материјал у облику у којем су настали.
Стваралац и ималац из става 1. овог члана осим физичких лица дужан је и да:
1) обезбеди одговарајући простор и опрему за смештај и заштиту архивске грађе и документарног материјала;
2) одреди одговорно стручно лице за заштиту архивске грађе и документарног материјала и поступање са архивском грађом и документарним материјалом;
3) евидентира, означава, класификује, датира и архивира архивску грађу и документарни материјал;
4) предаје архивску грађу надлежном архиву под условима и у роковима предвиђеним овим законом;
5) осигура трајно чување архивске грађе у електронском облику, њено одржавање, мигрирање, односно пребацивање на нове носаче у прописаним форматима до предаје архивске грађе у електронском облику надлежном јавном архиву;
6) води архивску књигу на прописаном обрасцу;
7) достави надлежном архиву препис архивске књиге најкасније до 30. априла текуће године, за документарни материјал настао у претходној години;
8) прибави мишљење надлежног архива пре предузимања мера које се односе на архивску грађу и документарни материјал (статусне промене, физичко пресељење, адаптација просторија, отварање стечаја или ликвидације, микрофилмовање, дигитализација и др.);
9) одабира архивску грађу и издваја ради уништења безвредан документарни материјал којем је истекао рок чувања, годину дана од дана истека утврђеног рока;
10) омогући овлашћеном лицу надлежног јавног архива стручни надзор над евидентирањем, класификовањем, одабирањем, архивирањем, чувањем, стручним одржавањем и заштитом архивске грађе, односно над њеним одабирањем из документарног материјала;
11) поступа у складу са мерама и роковима које надлежни архив наложи решењем а на основу претходно сачињеног записника о утврђеном стању заштите архивске грађе и документарног материјала;
12) обавести надлежни јавни архив о свим променама које су од значаја за архивску грађу најкасније у року од 30 дана од дана њиховог настанка.
6) води архивску књигу на прописаном обрасцу;
7) достави надлежном архиву препис архивске књиге најкасније до 30. априла текуће године, за документарни материјал настао у претходној години;
8) прибави мишљење надлежног архива пре предузимања мера које се односе на архивску грађу и документарни материјал (статусне промене, физичко пресељење, адаптација просторија, отварање стечаја или ликвидације, микрофилмовање, дигитализација и др.);
9) одабира архивску грађу и издваја ради уништења безвредан документарни материјал којем је истекао рок чувања, годину дана од дана истека утврђеног рока;
10) омогући овлашћеном лицу надлежног јавног архива стручни надзор над евидентирањем, класификовањем, одабирањем, архивирањем, чувањем, стручним одржавањем и заштитом архивске грађе, односно над њеним одабирањем из документарног материјала;
11) поступа у складу са мерама и роковима које надлежни архив наложи решењем а на основу претходно сачињеног записника о утврђеном стању заштите архивске грађе и документарног материјала;
12) обавести надлежни јавни архив о свим променама које су од значаја за архивску грађу најкасније у року од 30 дана од дана њиховог настанка.
Ближе услове из става 2. тачка 1) овог члана уређује министарнадлежан за културу (у даљем тексту: министар).
Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала дужан је да обезбеди стручно оспособљавање и усавршавање, као и проверу стручне оспособљености запослених који управљају документима.
Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала дужан је да обезбеди стручно оспособљавање и усавршавање, као и проверу стручне оспособљености запослених који управљају документима.
Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала дужан је да у року од 30 дана обавести надлежни архив о свом оснивању, као и о свим изменама статуса и организације (промени статуса и/или назива, промени организације, промени адресе, као и престанку рада).
Члан 14.
Стваралац и ималац, осим физичких лица, дужан је да донесе:
1) општи акт о начину евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала;
2) листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања;
3) општи акт о начину евидентирања, заштите, и коришћења електронских докумената.
Надлежни јавни архив даје сагласност на листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања.
Члан 14.
Стваралац и ималац, осим физичких лица, дужан је да донесе:
1) општи акт о начину евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала;
2) листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања;
3) општи акт о начину евидентирања, заштите, и коришћења електронских докумената.
Надлежни јавни архив даје сагласност на листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања.
- Category: спољна служба
- Hits: 3084
Уништавање безвредног документарног материјала
Према Закону о архивској грађи и архивској делатности (Сл. Гласник РС 6/2020) одабирање архивске грађе и уништавање документарног материјала коме је истекао рок чувања врши се у складу са чланом 16:
"Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала, дужан је да после извршеног одабирања архивске грађе, издвоји ради уништавања документарни материјал коме је истекао рок чувања.
(Правно лице које не спада у државне органе и организације, органе територијалне аутономије и јединице локалне самоуправе, установе, јавна предузећа и имаоце јавних овлашћења није у обавези да прибави одобрење Историјског архива Београда у писменој форми ради спровођења процедуре уништавања и исто може урадити самосталном одлуком/решењем. Процедура уништавања врши се комисијски, на основу сагласности дате на Листу категорија од стране надлежног архива и уз неопходан услов да је документарни материјал коме је истекао рок чувања претходно евидентиран у архивску књигу. По окончању процедуре уништавања документарног материјала за који је истекао законски рок чувања цео предмет (нпр. иницијални акт, попис, одлука, решење о именовању комисије...) се чува ТРАЈНО на основу законских рокова чувања документације из области канцеларијског и архивског пословања.)
Документарни материјал настао радом и деловањем државних органа и организација, органа територијалне аутономије и јединица локалне самоуправе, установа, јавних предузећа и ималаца јавних овлашћења, чији је рок чувања истекао уништава се по прибављеном одобрењу у писменој форми надлежног јавног архива.
Надлежни јавни архив даје одобрење само за уништење документарног материјала који је евидентиран у архивској књизи.
Приликом уништавања документарног материјала из става 1. овог члана, стваралац и ималац документарног материјала дужан је да предузме неопходне мере заштите података који би могли повредити права и правни интерес лица на која се документарни материјал односи."
СПРОВОЂЕЊЕ ПРОЦЕДУРЕ
Иницијални акт о спровођењу процедуре уништавања документарног материјала треба да се састоји од Дописа и Пописа/Списка предложеног материјала за отпис.
Стваралац/ималац одабира архивску грађу и издваја ради уништења безвредан документарни материјал годину дана од дана истека утврђеног рока чувања. (Чл. 9 тачка 9. Закона о архивској грађи и архивској делатности)
Допис треба да буде састављен на меморандуму у слободној форми (пример), заведен кроз деловодну књигу и потписан од стране овлашћеног лица. На крају дописа дати контакт особе задужене за спровођење процедуре (име и презиме, брoj телефона и мејл адресу).
Допис треба да буде састављен на меморандуму у слободној форми (пример), заведен кроз деловодну књигу и потписан од стране овлашћеног лица. На крају дописа дати контакт особе задужене за спровођење процедуре (име и презиме, брoj телефона и мејл адресу).
Попис/списак документарног материјала који се предлаже за отпис мора бити уписан хронолошки од најраније до најкасније године и исти је саставни део Дописа тако да не мора да садржи посебан заводни број .
За одабирање архивске грађе и прављење списка безвредног документарног материјала предложеног за отпис може се решењем/одлуком формирати посебна Комисија састављена од стручњака из свих организационих јединица који безвредни документарни материјал пописују сагласно утврђеној Листи категорија са роковима чувања. (пример решења о образовању комисије)
Уколико стваралац и ималац документације само именује чланове комисије без доношења решења/одлуке, на крају пописа треба уписати имена и презимена најмање два члана комисије као и њихове потписе.
Допис, решење/одлуку о формирању комисије и попис/списак документарног материјала као целину урадити у два примерка, а Историјском архиву Београда доставити ЈЕДАН примерак.
Надлежни службеник Архива ће Вас контактирати након примљеног дописа и у договореном термину посетити ради израде Записника о уништавању (на основу увида у документацију коју желите да отпишете) након чега добијате Решење које представља дозволу да можете да баците предложену документацију.
По окончању процедуре уништавања документарног материјала за који је истекао законски рок чувања цео предмет (иницијални акт, попис, записник о уништавању и решење ) се чува ТРАЈНО на основу законских рокова чувања документације из области канцеларијског и архивског пословања.
Предлог дописа Архиву за уништавање безвредног документарног материјала у текстуалном формату (пдф).
Форма за израду списка за уништавање у текстуалном формату.
Форма за израду списка за уништавање (excel).
- Category: спољна служба
- Hits: 39433
Препорука за израду Листе категорија
Одабирање архивске грађе и уништавање безвредног документарног материјала врши се на основу Листе категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања (Сл. Гласник РС 6/2020) чл.14 тачка 2.Листа категорија архивске грађе и документарног материјала треба да садржи следеће ставке:
1. Редни број – у рубрику редни број уписати број почев од 1 па надаље и тај број се континуирано наставља кроз Листу;
2. Класификациону ознаку – уписује се класификациона ознака за садржај свих категорија документарног материјала уколико је имате;
3. Врсту документа;
4. Рок чувања;
2. Класификациону ознаку – уписује се класификациона ознака за садржај свих категорија документарног материјала уколико је имате;
3. Врсту документа;
4. Рок чувања;
5. Формат документа П/Е (П-папир; Е-електронски) - опционо;
За трајно чување одређују се категорије материјала које садрже податке од значаја за историју и друге научне области, за културу уопште и остале друштвене потребе или податке који одражавају суштину рада ствараоца/имаоца.
За документарни материјал који није оцењен као архивска грађа (за трајно чување) рокови чувања се одређују зависно од потреба ствараоца/имаоца за коришћење у практичне сврхе, као и у складу са посебним законским прописима.
На изради Листе категорија ангажују се стручњаци из свих сектора/организационих јединица који формирају комисију.
Листа категорија архивске грађе и документарног материјала је саставни део Општег акта о начину евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала и може се примењивати пошто на њу да сагласност Историјски архив Београда.
Надлежном архиву се уз Допис (заведен и потписан) достављају ДВА примерка Листе категорија, која је претходно усвојена од стране одговорног лица директора/управног одбора /надзорног одбора ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала и потписана.
Странице обавезно нумерисати, a на последњој потписаној страници оставити простор за сагласност Архива којим иста постаје валидна.
Један примерак задржава Архив, а други се враћа ствараоцу и имаоцу.
Један примерак задржава Архив, а други се враћа ствараоцу и имаоцу.
Уколико се током године јаве нове врсте докумената или се промене законски рокови за чување документације, врши се допуна и/или измена постојеће Листе категорија које се такође достављају у ДВА примерка на сагласност Историјском архиву Београда
Предлог дописа за измену/допуну Листе категорија у текст формату (пдф формат)
- Category: спољна служба
- Hits: 95656
Page 1 of 2
