Prethodna zaštita arhivske građe obavlja se na terenu, u registraturama, gde se arhivska građa i stvara, kroz nadzor i stručnu pomoć pri arhiviranju i održavanju, odabiranju i evidentiranju celokupne građe jednog subjekta.

Teritorijalna nadležnost Arhiva obuhvata područje Skupštine grada Beograda, odnosno svih 17 gradskih opština. Stvarna nadležnost odnosi se na građu svih pravnih subjekata koji delatnost obavaljaju na teritoriji grada Beograda, a nisu od saveznog ili republičkog značaja.Njihova delatnost se odnosi na upravu, prosvetu, zdravstvo, sudstvo, kulturu, privredu, bankarstvo, socijalnu zaštitu, društveno-političko organizivanje, različite vidove udruživanja.

Pored nadzora, služba zaštite arhivske građe van arhiva pruža i savetodavnu pomoć tvorcima građe. Ona se sastoji u praćenju zakonske regulative, tumačenju propisa i konsultacijama sa odgovornim licima u registraturi. Pomoć registraturama ogleda se u mogućnosti korišćenja uputstava, pravilnika i oglednih lista kategorija arhivske građe i registraturskog materijala sa rokovima čuvanja, za različite delatnosti. Njih je sačinila stručna služba Arhiva, sa ciljem da se ostvari optimalna prethodna zaštita arhivske građe na terenu.