Arhivska knjiga je osnovna evidencija o celokupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalom u radu stvaraoca, odnosno opšti inventarni pregled celokupnog arhivskog i dokumentarnog materijala iz ranijih godina, koju su stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala obavezni da vode od osnivanja, kao i dokumentarnog materijala koji se po bilo kojem osnovu nalazi kod stvaraoca i imaoca.

 

Na osnovu Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (Sl. glasnik RS 6/2020, član 9 tačka 6) ona se vodi na propisanom obrazcu.

U „Sl. glasniku RS“, br. 34/2022 objavljen je PRAVILNIК O OBRAZCU ARHIVSКE КNJIGE koji će se primenjivati od 24. marta 2022. god. i kojim je propisan obrazac arhivske knjige koju vode stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala.

Upis arhivske građe i dokumentarnog materijala u arhivsku knjigu vrši se hronološki, po godinama i klasifikacionim oznakama, po nazivu kategorija dokumentarnog materijala prema važećoj Listi kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.

U arhivsku knjigu se ne upisuje sadržaj dokumenata nego se grupno popisuje količina dokumenata nastala u kalendarskoj godini, grupisana po kategorijama kao i fizička lokacija na kojoj se ti dokumenti nalaze.
Princip upisa dokumentacije u obrazac arhivske knjige je hronološki, što znači da se jedinice čuvanja (registratori, fascikle i kutije u kojima je smeštena arhivska građa i dokumentarni materijal, odnosno kod elektronskog dokumentarnog materijala i elektronske arhivske građe format i memorijski kapacitet za svaki unos posebno) upisuju prema/po godinama nastanka.

Ona obuhvata popis dokumentacije od godine nastanka (osnivanja) stvaraoca i imaoca zaključno sa poslednjom završenom kalendarskom godinom i obuhvata celokupnu dokumentaciju.Arhivska knjiga se ne zaključuje na kraju godine, već se vodi u neprekidnom nizu brojeva.

Arhivska knjiga se može voditi u formi knjige ili u elektronskom obliku (excel tabela, word tabela itd.) uz redovnu izradu zaštitne kopije.

 

Arhivska knjiga ili prepis arhivske knjige (kopija) može se dostaviti nadležnom arhivu kao pojedinačan predmet uz prateći dopis zaveden i potpisan od strane odgovornog lica. Prepis se u pisanom obliku dostavlja u JEDNOM primerku (čl. 9 tačka 7), najkasnije do 30. aprila tekuće godine za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini, a kopiju treba zavesti i potpisati od strane zaduženog lica/arhivara.