1.Обраћам Вам се у вези добијања сагласности Архива на Листу категорија коју смо послали поштом пре више од месец дана. До данас нисмо добили никакав одговор са Ваше стране те Вас молим за информацију. Да ли је можда потребно да лично преузмемо оверену листу и саглaсност?
 
Предмет који потражујете је евидентиран и дат у обраду.
Kако је пристигао изузетно велики број захтева Архив није у могућности да на исте одговори у кратком року и захтеви се континуирано обрађују. По окончању процедуре бићете контактирани ради личног преузимања сагласности на Листу или слања исте пост-експрес поштом.
У сваком случају сматрамо да су сви правни субјекти који су послали документацију приступили испуњењу своје законске обавезе.

2. Како приступити изради Листе категорија?
 
При изради Листе категорија потребно је анализом утврдити све категорије архивске грађе и документарног материјала који настају радом ствараоца/имаоца, а нарочито из основне делатности правног субјекта, јер Архив неће одобрити накнадно уништавање безвредног документарног материјала коме истекне рок чувања оних категорија које нису обухваћене Листом.
 
Водите рачуна да не преузимате туђе листе категорија архивске грађе и документарног материјала, имајући у виду да код сваког привредног субјекта постоје специфичности. Листу категорија треба прилагодити врсти документације која настаје Вашом делатношћу од оснивања па на даље и нема потребе да у њој наводите документацију коју никада нећете стварати.
У сваком случају ако проширите делатност и појаве се нове катeгорије документације увек можете послати захтев Архиву за допуну/измену Листе категорија. Уколико пак само препишете туђу Листу ризикујете неусклађеност правног и фактичког стања.

Препоручујемо Вам да при изради Листе консултујете важеће законске прописе који се односе на докуметарни материјал који стварате.

3. Kако се подносе листа категорија и архивска књига: у папирном облику или може и електронски?
 
Архивску књигу и листу категорија архиви тренутно прихватају искључиво у папирној форми, али је план да се у скоријој будућности омогући и електронско подношење наведене документације.
 
4. Да ли предузетници подносе архивску књигу или не?
 
Предузетници за сада не подносе препис архивске књиге.
 
5. Како у Закону о архивској грађи не пише да се примењује ретроактивно завођење у Архивску књигу, а Закон је ступио на снагу са применом од 2.2.2021, да ли то можда значи да са вођењем Архивске књиге крећемо од пописивања регистратора за 2021?
 
Уколико до сада нисте предали архивску књигу она мора обухватити целокупну архивску грађу и документарни материјал који је настао радом правног лица од оснивања до текуће године (2020.) те не можете почети са 2021. годином. Наредних година до 30. априла текуће године достављате само допуну архивске књиге за претходну годину.

6. Чланом 9. последњи став Закона о архивској грађи и архивској делатности прописана је обавеза ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала да у року од 30 дана обавести надлежни архив о свом оснивању. Молим Вас за упутство на који начин се врши наведено обавештавање, односно да ли је потребно да се архиву доставља одређена документација, да ли иста мора да буде у оригиналу или је довољна копија?
 
За сада је довољно да Архиву доставите копију оснивачког акта или решења о оснивању и копију извода из АПР-а.

7. Молим за информацију да ли одговорно стручно лице у смислу члана 9 став 2 тачка 2 закона може бити директор предузећа? Уколико је одговор позитиван, да ли одговорно лице у том случају именује скупштина (како би се избегло да директор именује сам себе) и да ли постоји нека форма одлуке, овлашћења или другог акта којим се одређује одговорно лице у смислу Закона о архивској грађи?
 
Kако правна лица могу пословати са малим бројем запослених, може се и директор именовати за одговорно лице задужено за архивску грађу. У складу са организацијом ту одлуку доноси Скупштина или Управни одбор . Званична форма одлуке за сада не постоји.
У сваком случају став архива је да одговорно стручно лице мора бити у радном односу код послодавца, јер је одговорно за архивску грађу и документарни материјал пред послодавцем и пред надлежним архивом, самим тим и казнено.