1.Обраћам Вам се у вези добијања сагласности Архива на Листу категорија коју смо послали поштом пре више од месец дана. До данас нисмо добили никакав одговор са Ваше стране те Вас молим за информацију. Да ли је можда потребно да лично преузмемо оверену листу и саглaсност?
Предмет који потражујете је евидентиран и дат у обраду.
Kако је пристигао изузетно велики број захтева Архив није у могућности да на исте одговори у кратком року и захтеви се континуирано обрађују. По окончању процедуре бићете контактирани ради личног преузимања сагласности на Листу телефоном или мејлом.
У сваком случају сматрамо да су сви правни субјекти који су послали документацију приступили испуњењу своје законске обавезе.
2. Како приступити изради Листе категорија?
Kако је пристигао изузетно велики број захтева Архив није у могућности да на исте одговори у кратком року и захтеви се континуирано обрађују. По окончању процедуре бићете контактирани ради личног преузимања сагласности на Листу телефоном или мејлом.
У сваком случају сматрамо да су сви правни субјекти који су послали документацију приступили испуњењу своје законске обавезе.
2. Како приступити изради Листе категорија?
При изради Листе категорија потребно је анализом утврдити све категорије архивске грађе и документарног материјала који настају радом ствараоца/имаоца, а нарочито из основне делатности правног субјекта, јер Архив неће одобрити накнадно уништавање безвредног документарног материјала коме истекне рок чувања оних категорија које нису обухваћене Листом.
Водите рачуна да не преузимате туђе листе категорија архивске грађе и документарног материјала, имајући у виду да код сваког привредног субјекта постоје специфичности. Листу категорија треба прилагодити врсти документације која настаје Вашом делатношћу од оснивања па на даље и нема потребе да у њој наводите документацију коју никада нећете стварати.
У сваком случају ако проширите делатност и појаве се нове катeгорије документације увек можете послати захтев Архиву за допуну/измену Листе категорија. Уколико пак само препишете туђу Листу ризикујете неусклађеност правног и фактичког стања.
Препоручујемо Вам да при изради Листе консултујете важеће законске прописе који се односе на докуметарни материјал који стварате.
3. Kако се подносе листа категорија и архивска књига: у папирном облику или може и електронски?
У сваком случају ако проширите делатност и појаве се нове катeгорије документације увек можете послати захтев Архиву за допуну/измену Листе категорија. Уколико пак само препишете туђу Листу ризикујете неусклађеност правног и фактичког стања.
Препоручујемо Вам да при изради Листе консултујете важеће законске прописе који се односе на докуметарни материјал који стварате.
3. Kако се подносе листа категорија и архивска књига: у папирном облику или може и електронски?
Архивску књигу и листу категорија архиви тренутно прихватају искључиво у папирној форми, али је план да се у скоријој будућности омогући и електронско подношење наведене документације.
4. Да ли предузетници подносе архивску књигу или не?
Предузетници за сада не подносе препис архивске књиге.
5. Како у Закону о архивској грађи не пише да се примењује ретроактивно завођење у Архивску књигу, а Закон је ступио на снагу са применом од 2.2.2021, да ли то можда значи да са вођењем Архивске књиге крећемо од пописивања регистратора за 2021?
Уколико до сада нисте предали архивску књигу она мора обухватити целокупну архивску грађу и документарни материјал који је настао радом правног лица од оснивања до текуће године (2020.) те не можете почети са 2021. годином. Наредних година до 30. априла текуће године достављате само допуну архивске књиге за претходну годину.
6. Молим за информацију да ли одговорно стручно лице у смислу члана 9 став 2 тачка 2 закона може бити директор предузећа? Уколико је одговор позитиван, да ли одговорно лице у том случају именује скупштина (како би се избегло да директор именује сам себе) и да ли постоји нека форма одлуке, овлашћења или другог акта којим се одређује одговорно лице у смислу Закона о архивској грађи?
6. Молим за информацију да ли одговорно стручно лице у смислу члана 9 став 2 тачка 2 закона може бити директор предузећа? Уколико је одговор позитиван, да ли одговорно лице у том случају именује скупштина (како би се избегло да директор именује сам себе) и да ли постоји нека форма одлуке, овлашћења или другог акта којим се одређује одговорно лице у смислу Закона о архивској грађи?
Kако правна лица могу пословати са малим бројем запослених, може се и директор именовати за одговорно лице задужено за архивску грађу. У складу са организацијом ту одлуку доноси Скупштина или Управни одбор . Званична форма одлуке за сада не постоји.
У сваком случају став архива је да одговорно стручно лице мора бити у радном односу код послодавца, јер је одговорно за архивску грађу и документарни материјал пред послодавцем и пред надлежним архивом, самим тим и казнено.
У сваком случају став архива је да одговорно стручно лице мора бити у радном односу код послодавца, јер је одговорно за архивску грађу и документарни материјал пред послодавцем и пред надлежним архивом, самим тим и казнено.
7. Закон је прописао високе новчане казне за непоштовање одредби. На који начин се спроводи кажњавање?
Закон је прописао казнене одредбе које се примењују тек након обављеног стручног надзора од стране задуженог службеника код ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала односно након што стваралац/ималац није у задатом року отклонио неправилности које су том приликом уочене:
Члан 23.
Јавни архив обавља стручни надзор над евидентирањем, класификовањем, одабирањем, архивирањем, чувањем, стручним одржавањем и заштитом архивске грађе, односно над њеним одабирањем из документарног материјала, који се налази код ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала и налаже предузимање мера за отклањање утврђених недостатака у погледу заштите архивске грађе и документарног материјала.
Послове стручног надзора из става 1. овог члана врши архивист запослен у јавном архиву са најмање пет година радног искуства на архивским пословима (у даљем тексту: овлашћено лице).
Овлашћено лице у вршењу послова стручног надзора користи службену легитимацију коју је дужно да покаже на захтев одговорног лица или другог заинтересованог лица приликом вршења надзора.
Образац и начин коришћења службене легитимације из става 3. овог члана прописује министар.
Овлашћено лице:
1) сачињава записник о извршеном стручном надзору који обавезно садржи: утврђено стање, наложене мере и рок за њихово спровођење;
2) констатује записнички да стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала код којег је извршен стручни надзор може у року од три дана од дана достављања записника да стави примедбе на записник;
3) после достављања примедаба на записник од стране ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала доноси одлуку по примедбама;
4) уколико се примедбе не прихватају о томе обавештава подносиоца примедаба;
5) врши контролу записнички наложених мера (контролни надзор);
6) ако стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала не поступи по записнички наложеним мерама доноси решење о мерама за отклањање неправилности;
7) врши контролу извршења решења (контролни надзор).
Рок за примену наложених мера може се на захтев ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала, у оправданим случајевима, продужити али не више од половине рока који је наложило овлашћено лице.
Против решења из става 5. овог члана, које је донео надлежни јавни архив, може се изјавити жалба Министарству.
У случају непоступања по решењу за отклањање неправилности овлашћено лице подноси захтев за покретање прекршајног поступка.
У случају да овлашћено лице утврди да је стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала оштетио или уништио архивску грађу или документарни материјал којем није истекао рок чувања то констатује записником на основу којег надлежни архив подноси кривичну пријаву или захтев за покретање прекршајног поступка.