1.Obraćam Vam se u vezi dobijanja saglasnosti Arhiva na Listu kategorija koju smo poslali poštom pre više od mesec dana. Do danas nismo dobili nikakav odgovor sa Vaše strane te Vas molim za informaciju. Da li je možda potrebno da lično preuzmemo overenu listu i saglasnost?
 
Predmet koji potražujete je evidentiran i dat u obradu.
Кako je pristigao izuzetno veliki broj zahteva Arhiv nije u mogućnosti da na iste odgovori u kratkom roku i zahtevi se kontinuirano obrađuju. Po okončanju procedure bićete kontaktirani radi ličnog preuzimanja saglasnosti na Listu ili slanja iste post-ekspres poštom.
U svakom slučaju smatramo da su svi pravni subjekti koji su poslali dokumentaciju pristupili ispunjenju svoje zakonske obaveze.

2. Кako pristupiti izradi Liste kategorija?
 
Pri izradi Liste kategorija potrebno je analizom utvrditi sve kategorije arhivske građe i dokumentarnog materijala koji nastaju radom stvaraoca/imaoca, a naročito iz osnovne delatnosti pravnog subjekta, jer Arhiv neće odobriti naknadno uništavanje bezvrednog dokumentarnog materijala kome istekne rok čuvanja onih kategorija koje nisu obuhvaćene Listom.
 
Vodite računa da ne preuzimate tuđe liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala, imajući u vidu da kod svakog privrednog subjekta postoje specifičnosti. Listu kategorija treba prilagoditi vrsti dokumentacije koja nastaje Vašom delatnošću od osnivanja pa na dalje i nema potrebe da u njoj navodite dokumentaciju koju nikada nećete stvarati.
U svakom slučaju ako proširite delatnost i pojave se nove katеgorije dokumentacije uvek možete poslati zahtev Arhivu za dopunu/izmenu Liste kategorija. Ukoliko pak samo prepišete tuđu Listu rizikujete neusklađenost pravnog i faktičkog stanja.

Preporučujemo Vam da pri izradi Liste konsultujete važeće zakonske propise koji se odnose na dokumetarni materijal koji stvarate.

3. Кako se podnose lista kategorija i arhivska knjiga: u papirnom obliku ili može i elektronski?
 
Arhivsku knjigu i listu kategorija arhivi trenutno prihvataju isključivo u papirnoj formi, ali je plan da se u skorijoj budućnosti omogući i elektronsko podnošenje navedene dokumentacije.
 
4. Da li preduzetnici podnose arhivsku knjigu ili ne?
 
Preduzetnici za sada ne podnose prepis arhivske knjige.
 
5. Кako u Zakonu o arhivskoj građi ne piše da se primenjuje retroaktivno zavođenje u Arhivsku knjigu, a Zakon je stupio na snagu sa primenom od 2.2.2021, da li to možda znači da sa vođenjem Arhivske knjige krećemo od popisivanja registratora za 2021?
 
Ukoliko do sada niste predali arhivsku knjigu ona mora obuhvatiti celokupnu arhivsku građu i dokumentarni materijal koji je nastao radom pravnog lica od osnivanja do tekuće godine (2020.) te ne možete početi sa 2021. godinom. Narednih godina do 30. aprila tekuće godine dostavljate samo dopunu arhivske knjige za prethodnu godinu.

6. Članom 9. poslednji stav Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti propisana je obaveza stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala da u roku od 30 dana obavesti nadležni arhiv o svom osnivanju. Molim Vas za uputstvo na koji način se vrši navedeno obaveštavanje, odnosno da li je potrebno da se arhivu dostavlja određena dokumentacija, da li ista mora da bude u originalu ili je dovoljna kopija?
 
Za sada je dovoljno da Arhivu dostavite kopiju osnivačkog akta ili rešenja o osnivanju i kopiju izvoda iz APR-a.

7. Molim za informaciju da li odgovorno stručno lice u smislu člana 9 stav 2 tačka 2 zakona može biti direktor preduzeća? Ukoliko je odgovor pozitivan, da li odgovorno lice u tom slučaju imenuje skupština (kako bi se izbeglo da direktor imenuje sam sebe) i da li postoji neka forma odluke, ovlašćenja ili drugog akta kojim se određuje odgovorno lice u smislu Zakona o arhivskoj građi?
 
Кako pravna lica mogu poslovati sa malim brojem zaposlenih, može se i direktor imenovati za odgovorno lice zaduženo za arhivsku građu. U skladu sa organizacijom tu odluku donosi Skupština ili Upravni odbor . Zvanična forma odluke za sada ne postoji.
U svakom slučaju stav arhiva je da odgovorno stručno lice mora biti u radnom odnosu kod poslodavca, jer je odgovorno za arhivsku građu i dokumentarni materijal pred poslodavcem i pred nadležnim arhivom, samim tim i kazneno.