1.Obraćam Vam se u vezi dobijanja saglasnosti Arhiva na Listu kategorija koju smo poslali poštom pre više od mesec dana. Do danas nismo dobili nikakav odgovor sa Vaše strane te Vas molim za informaciju. Da li je možda potrebno da lično preuzmemo overenu listu i saglasnost?
Predmet koji potražujete je evidentiran i dat u obradu.
Кako je pristigao izuzetno veliki broj zahteva Arhiv nije u mogućnosti da na iste odgovori u kratkom roku i zahtevi se kontinuirano obrađuju. Po okončanju procedure bićete kontaktirani radi ličnog preuzimanja saglasnosti na Listu telefonom ili mejlom.
U svakom slučaju smatramo da su svi pravni subjekti koji su poslali dokumentaciju pristupili ispunjenju svoje zakonske obaveze.
2. Кako pristupiti izradi Liste kategorija?
Pri izradi Liste kategorija potrebno je analizom utvrditi sve kategorije arhivske građe i dokumentarnog materijala koji nastaju radom stvaraoca/imaoca, a naročito iz osnovne delatnosti pravnog subjekta, jer Arhiv neće odobriti naknadno uništavanje bezvrednog dokumentarnog materijala kome istekne rok čuvanja onih kategorija koje nisu obuhvaćene Listom.
Vodite računa da ne preuzimate tuđe liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala, imajući u vidu da kod svakog privrednog subjekta postoje specifičnosti. Listu kategorija treba prilagoditi vrsti dokumentacije koja nastaje Vašom delatnošću od osnivanja pa na dalje i nema potrebe da u njoj navodite dokumentaciju koju nikada nećete stvarati.
U svakom slučaju ako proširite delatnost i pojave se nove katеgorije dokumentacije uvek možete poslati zahtev Arhivu za dopunu/izmenu Liste kategorija. Ukoliko pak samo prepišete tuđu Listu rizikujete neusklađenost pravnog i faktičkog stanja.
Preporučujemo Vam da pri izradi Liste konsultujete važeće zakonske propise koji se odnose na dokumetarni materijal koji stvarate.
3. Кako se podnose lista kategorija i arhivska knjiga: u papirnom obliku ili može i elektronski?
Arhivsku knjigu i listu kategorija arhivi trenutno prihvataju isključivo u papirnoj formi, ali je plan da se u skorijoj budućnosti omogući i elektronsko podnošenje navedene dokumentacije.
4. Da li preduzetnici podnose arhivsku knjigu ili ne?
Preduzetnici za sada ne podnose prepis arhivske knjige.
5. Кako u Zakonu o arhivskoj građi ne piše da se primenjuje retroaktivno zavođenje u Arhivsku knjigu, a Zakon je stupio na snagu sa primenom od 2.2.2021, da li to možda znači da sa vođenjem Arhivske knjige krećemo od popisivanja registratora za 2021?
Ukoliko do sada niste predali arhivsku knjigu ona mora obuhvatiti celokupnu arhivsku građu i dokumentarni materijal koji je nastao radom pravnog lica od osnivanja do tekuće godine (2020.) te ne možete početi sa 2021. godinom. Narednih godina do 30. aprila tekuće godine dostavljate samo dopunu arhivske knjige za prethodnu godinu.
6. Molim za informaciju da li odgovorno stručno lice u smislu člana 9 stav 2 tačka 2 zakona može biti direktor preduzeća? Ukoliko je odgovor pozitivan, da li odgovorno lice u tom slučaju imenuje skupština (kako bi se izbeglo da direktor imenuje sam sebe) i da li postoji neka forma odluke, ovlašćenja ili drugog akta kojim se određuje odgovorno lice u smislu Zakona o arhivskoj građi?
Кako pravna lica mogu poslovati sa malim brojem zaposlenih, može se i direktor imenovati za odgovorno lice zaduženo za arhivsku građu. U skladu sa organizacijom tu odluku donosi Skupština ili Upravni odbor . Zvanična forma odluke za sada ne postoji.
U svakom slučaju stav arhiva je da odgovorno stručno lice mora biti u radnom odnosu kod poslodavca, jer je odgovorno za arhivsku građu i dokumentarni materijal pred poslodavcem i pred nadležnim arhivom, samim tim i kazneno.
Predmet koji potražujete je evidentiran i dat u obradu.
Кako je pristigao izuzetno veliki broj zahteva Arhiv nije u mogućnosti da na iste odgovori u kratkom roku i zahtevi se kontinuirano obrađuju. Po okončanju procedure bićete kontaktirani radi ličnog preuzimanja saglasnosti na Listu telefonom ili mejlom.
U svakom slučaju smatramo da su svi pravni subjekti koji su poslali dokumentaciju pristupili ispunjenju svoje zakonske obaveze.
2. Кako pristupiti izradi Liste kategorija?
Pri izradi Liste kategorija potrebno je analizom utvrditi sve kategorije arhivske građe i dokumentarnog materijala koji nastaju radom stvaraoca/imaoca, a naročito iz osnovne delatnosti pravnog subjekta, jer Arhiv neće odobriti naknadno uništavanje bezvrednog dokumentarnog materijala kome istekne rok čuvanja onih kategorija koje nisu obuhvaćene Listom.
Vodite računa da ne preuzimate tuđe liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala, imajući u vidu da kod svakog privrednog subjekta postoje specifičnosti. Listu kategorija treba prilagoditi vrsti dokumentacije koja nastaje Vašom delatnošću od osnivanja pa na dalje i nema potrebe da u njoj navodite dokumentaciju koju nikada nećete stvarati.
U svakom slučaju ako proširite delatnost i pojave se nove katеgorije dokumentacije uvek možete poslati zahtev Arhivu za dopunu/izmenu Liste kategorija. Ukoliko pak samo prepišete tuđu Listu rizikujete neusklađenost pravnog i faktičkog stanja.
Preporučujemo Vam da pri izradi Liste konsultujete važeće zakonske propise koji se odnose na dokumetarni materijal koji stvarate.
3. Кako se podnose lista kategorija i arhivska knjiga: u papirnom obliku ili može i elektronski?
Arhivsku knjigu i listu kategorija arhivi trenutno prihvataju isključivo u papirnoj formi, ali je plan da se u skorijoj budućnosti omogući i elektronsko podnošenje navedene dokumentacije.
4. Da li preduzetnici podnose arhivsku knjigu ili ne?
Preduzetnici za sada ne podnose prepis arhivske knjige.
5. Кako u Zakonu o arhivskoj građi ne piše da se primenjuje retroaktivno zavođenje u Arhivsku knjigu, a Zakon je stupio na snagu sa primenom od 2.2.2021, da li to možda znači da sa vođenjem Arhivske knjige krećemo od popisivanja registratora za 2021?
Ukoliko do sada niste predali arhivsku knjigu ona mora obuhvatiti celokupnu arhivsku građu i dokumentarni materijal koji je nastao radom pravnog lica od osnivanja do tekuće godine (2020.) te ne možete početi sa 2021. godinom. Narednih godina do 30. aprila tekuće godine dostavljate samo dopunu arhivske knjige za prethodnu godinu.
6. Molim za informaciju da li odgovorno stručno lice u smislu člana 9 stav 2 tačka 2 zakona može biti direktor preduzeća? Ukoliko je odgovor pozitivan, da li odgovorno lice u tom slučaju imenuje skupština (kako bi se izbeglo da direktor imenuje sam sebe) i da li postoji neka forma odluke, ovlašćenja ili drugog akta kojim se određuje odgovorno lice u smislu Zakona o arhivskoj građi?
Кako pravna lica mogu poslovati sa malim brojem zaposlenih, može se i direktor imenovati za odgovorno lice zaduženo za arhivsku građu. U skladu sa organizacijom tu odluku donosi Skupština ili Upravni odbor . Zvanična forma odluke za sada ne postoji.
U svakom slučaju stav arhiva je da odgovorno stručno lice mora biti u radnom odnosu kod poslodavca, jer je odgovorno za arhivsku građu i dokumentarni materijal pred poslodavcem i pred nadležnim arhivom, samim tim i kazneno.
7. Zakon je propisao visoke novčane kazne za nepoštovanje odredbi. Na koji način se sprovodi kažnjavanje?
Zakon je propisao kaznene odredbe koje se primenjuju tek nakon obavljenog stručnog nadzora od strane zaduženog službenika kod stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala odnosno nakon što stvaralac/imalac nije u zadatom roku otklonio nepravilnosti koje su tom prilikom uočene:
Član 23.
Javni arhiv obavlja stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala, koji se nalazi kod stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala i nalaže preduzimanje mera za otklanjanje utvrđenih nedostataka u pogledu zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala.
Poslove stručnog nadzora iz stava 1. ovog člana vrši arhivist zaposlen u javnom arhivu sa najmanje pet godina radnog iskustva na arhivskim poslovima (u daljem tekstu: ovlašćeno lice).
Ovlašćeno lice u vršenju poslova stručnog nadzora koristi službenu legitimaciju koju je dužno da pokaže na zahtev odgovornog lica ili drugog zainteresovanog lica prilikom vršenja nadzora.
Obrazac i način korišćenja službene legitimacije iz stava 3. ovog člana propisuje ministar.
Poslove stručnog nadzora iz stava 1. ovog člana vrši arhivist zaposlen u javnom arhivu sa najmanje pet godina radnog iskustva na arhivskim poslovima (u daljem tekstu: ovlašćeno lice).
Ovlašćeno lice u vršenju poslova stručnog nadzora koristi službenu legitimaciju koju je dužno da pokaže na zahtev odgovornog lica ili drugog zainteresovanog lica prilikom vršenja nadzora.
Obrazac i način korišćenja službene legitimacije iz stava 3. ovog člana propisuje ministar.
Ovlašćeno lice:
1) sačinjava zapisnik o izvršenom stručnom nadzoru koji obavezno sadrži: utvrđeno stanje, naložene mere i rok za njihovo sprovođenje;
2) konstatuje zapisnički da stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala kod kojeg je izvršen stručni nadzor može u roku od tri dana od dana dostavljanja zapisnika da stavi primedbe na zapisnik;
3) posle dostavljanja primedaba na zapisnik od strane stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala donosi odluku po primedbama;
4) ukoliko se primedbe ne prihvataju o tome obaveštava podnosioca primedaba;
5) vrši kontrolu zapisnički naloženih mera (kontrolni nadzor);
6) ako stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala ne postupi po zapisnički naloženim merama donosi rešenje o merama za otklanjanje nepravilnosti;
7) vrši kontrolu izvršenja rešenja (kontrolni nadzor).
Rok za primenu naloženih mera može se na zahtev stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala, u opravdanim slučajevima, produžiti ali ne više od polovine roka koji je naložilo ovlašćeno lice.
Protiv rešenja iz stava 5. ovog člana, koje je doneo nadležni javni arhiv, može se izjaviti žalba Ministarstvu.
U slučaju nepostupanja po rešenju za otklanjanje nepravilnosti ovlašćeno lice podnosi zahtev za pokretanje prekršajnog postupka.
U slučaju da ovlašćeno lice utvrdi da je stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala oštetio ili uništio arhivsku građu ili dokumentarni materijal kojem nije istekao rok čuvanja to konstatuje zapisnikom na osnovu kojeg nadležni arhiv podnosi krivičnu prijavu ili zahtev za pokretanje prekršajnog postupka.
1) sačinjava zapisnik o izvršenom stručnom nadzoru koji obavezno sadrži: utvrđeno stanje, naložene mere i rok za njihovo sprovođenje;
2) konstatuje zapisnički da stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala kod kojeg je izvršen stručni nadzor može u roku od tri dana od dana dostavljanja zapisnika da stavi primedbe na zapisnik;
3) posle dostavljanja primedaba na zapisnik od strane stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala donosi odluku po primedbama;
4) ukoliko se primedbe ne prihvataju o tome obaveštava podnosioca primedaba;
5) vrši kontrolu zapisnički naloženih mera (kontrolni nadzor);
6) ako stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala ne postupi po zapisnički naloženim merama donosi rešenje o merama za otklanjanje nepravilnosti;
7) vrši kontrolu izvršenja rešenja (kontrolni nadzor).
Rok za primenu naloženih mera može se na zahtev stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala, u opravdanim slučajevima, produžiti ali ne više od polovine roka koji je naložilo ovlašćeno lice.
Protiv rešenja iz stava 5. ovog člana, koje je doneo nadležni javni arhiv, može se izjaviti žalba Ministarstvu.
U slučaju nepostupanja po rešenju za otklanjanje nepravilnosti ovlašćeno lice podnosi zahtev za pokretanje prekršajnog postupka.
U slučaju da ovlašćeno lice utvrdi da je stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala oštetio ili uništio arhivsku građu ili dokumentarni materijal kojem nije istekao rok čuvanja to konstatuje zapisnikom na osnovu kojeg nadležni arhiv podnosi krivičnu prijavu ili zahtev za pokretanje prekršajnog postupka.