Arhivska knjiga se vodi prema Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (Sl. glasnik RS 6/2020) na propisanom obrazcu na osnovu člana 9 tačka 6. (Obrazac broj 21)
 
Sav dokumentarni materijal nastao u radu stvaraoca/imaoca upisuje se u Arhivsku knjigu, koja služi kao opšti inventarni pregled celokupnog arhivskog materijala.
Princip upisa dokumentacije u obrazac arhivske knjige je hronološki,  što znači da se jedinice čuvanja (registratori, fascikle i kutije u kojima je smeštena arhivska građa i dokumentarni materijal) upisuju prema/po godinama nastanka. Ona obuhvata popis dokumentacije od godine nastanka stvaraoca i imaoca zaključno sa poslednjom završenom kalendarskom godinom i obuhvata celokupnu dokumentaciju.
 
Arhivska knjiga se može voditi u formi knjige ili u elektronskom obliku (excel tabela, word tabela itd.) uz redovnu izradu zaštitne kopije.
 
Arhivska knjiga ili prepis arhivske knjige (kopija) može se dostaviti nadležnom arhivu kao pojedinačan predmet uz prateći dopis zaveden i potpisan od strane odgovornog lica. Prepis se u pisanom obliku dostavlja u JEDNOM primerku (čl. 9 tačka 7), najkasnije do 30. aprila tekuće godine za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini, a kopiju treba zavesti i potpisati od strane zaduženog lica/arhivara.